Zapytanie ofertowe 2/2016 | RRG.7011.9.2015 | Zamość, 01.03.2016 r.
Zaproszenie do składania ofert na usługę wykonania Studium wykonalności wraz z Wnioskiem aplikacyjnym i załącznikami dla projektu w zakresie dostawy i montażu odnawialnych źródeł energii w Gminie Zamość planowanego do aplikowania o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020
1. Nazwa oraz adres Zamawiającego.
Gmina Zamość
ul. Peowiaków 92
22-400 Zamość
tel. 84 638 47 48, fax. 84 639 23 64
2. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, dla projektu w zakresie: odnawialnych źródeł energii w Gminie Zamość, dokumentacji aplikacyjnej o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020, Oś Priorytetowa 4. Energia przyjazna środowisku, Działanie 4.1 Wsparcie wykorzystania OZE.
Dokumentacja aplikacyjna obejmuje:
1) Studium wykonalności,
2) Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami
Powyższy projekt dotyczy dostawy i montażu instalacji OZE na nieruchomościach właścicieli budynków mieszkalnych jednorodzinnych zlokalizowanych na terenie Gminy Zamość. Instalacje OZE jakie mogą wystąpić w projekcie to: kolektory słoneczne, powietrzne pompy ciepła do podgrzewania wody użytkowej, panele fotowoltaiczne w systemie zamkniętym – bez magazynowania i odprowadzania nadmiaru wyprodukowanej energii do sieci dystrybucyjnej/ panele fotowoltaiczne w systemie otwartym.
Do obowiązków wykonawcy będzie należało opracowanie wniosku a o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i wprowadzenie wszelkich niezbędnych treści i plików do generatora wniosków w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI 2014) w ramach planowanego do ogłoszenia konkursu.
Wszelkie dokumenty jakie mają być przygotowane w ramach zamówienia muszą być sporządzone zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014 – 2020.
Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym w zakresie przedmiotu zamówienia oraz przekazywania mu wszystkich informacji mogących mieć wpływ na przygotowany projekt i jego oceną punktową.
Wykonawca zobowiązany jest również do ścisłej współpracy z wykonawcą (wykonawcami) projektów technicznych dla przewidzianej w projekcie OZE instalacji. (Wykonawca/y projektów technicznych zostaną wyłonieni w innym postępowaniu).
Wykonawca zobowiązany jest do wykonania kompletu dokumentacji: Studium wykonalności i Wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami w oparciu o wytyczne RPO WL 2014 – 2020 oraz aktualizacji Studium wykonalności, Wniosku o dofinansowanie projektu, załączników w trakcie oceny formalnej i merytorycznej projektu.
Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami będzie składany przez system LSI 2014 z siedziby Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do fizycznego uczestnictwa i pomocy w transmisji danych z siedziby Zamawiającego.
Wykonawca po wysłaniu wniosku poprzez system LSI 2014, musi dostarczyć Zamawiającemu wniosek o dofinansowanie projektu, studium wykonalność wraz z pozostałymi załącznikami w formie papierowej w jednym egzemplarzu oraz w dwóch egzemplarzach w formie elektronicznej na płycie CD/DVD w plikach (.pdf), (.doc), (xls). Zamawiający przewiduje w trakcie realizacji zamówienia osobiste spotkania konsultacyjne z Wykonawcą. Spotkania te będą odbywać się co najmniej 1 raz w tygodniu, oraz na każde wezwanie Zamawiającego. Na spotkaniu będą omawiane założenia i zasady realizacji projektu oraz wykonawca będzie przedstawiał postęp prac. Koszty związane z uczestnictwem w spotkaniach pokrywa Wykonawca.
Termin wykonania wynosi – 15 dni roboczych przed terminem zakończenia naboru wniosków ogłoszonych przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego.
Uwaga
Zamawiający przewiduje możliwość złożenia trzech projektów o dofinansowanie w ramach RPO WL 2014-2020. Wykonawcy mogą złożyć swoje oferty dla:
• Część I – jeden komplet dokumentacji dla projektu nr 1 – należy złożyć formularz 1a
• Część II – jeden komplet dokumentacji dla projektu nr 2 – należy złożyć formularz 1b
• Część III – jeden komplet dokumentacji dla projektu nr 3 – należy złożyć formularz 1c
Zamawiający w przypadku rezygnacji ze złożenia trzeciego wniosku o dofinansowanie projektu zastrzega sobie prawo do nie dokonywania wyboru oferty w ramach III części zamówienia.
Opis przedmiotu i zakres zamówienia jest taki sam dla usług wykonywanych w każdej części zamówienia.
Wykonawca może złożyć oferty na wykonanie zarówno wszystkich trzech części, jaki i jednej lub dwóch części.
3.Postanowienia ogólne
a) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.– Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010, Nr 113, poz. 759 z późn. zm).
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
4. Opis wymagań, jakie powinien spełnić wykonawca
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
b) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, jeśli wykaże wykonanie co najmniej 4 usług w tym:
– 2 usługi polegające na wykonaniu studium wykonalności dla projektu składanego o dotację w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.
oraz
– 2 usługi polegające na wykonaniu studium wykonalności dla projektu składanego o dotację w zakresie OZE oraz załączy dowody potwierdzające że usługi te zostały wykonane należycie (protokół odbioru, referencje)
Należy wypełnić załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
5. Informacja o dokumentach, jakie powinien złożyć Wykonawca
a) Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1a -dla części I i 1b dla części II i 1c dla części III do niniejszego zapytania ofertowego – (zał.1a i 1b i 1c))
b) Wykaz wykonanych usług potwierdzających wiedzę i doświadczenie Wykonawcy zgodnie z punktem 4b stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego wraz z dokumentami potwierdzającymi ich prawidłowe wykonanie (protokół odbioru, referencje) – (zał.2)
6. Kryteria oceny i wyboru ofert
a) Kryterium oceny ofert (100%) – cena całkowita (w przypadku otrzymania dofinansowania przez projekt) za wykonanie przedmiotu zamówienia opisanego w zaproszeniu do składania ofert, wynikająca z oferty cenowej sporządzonej przez Wykonawcę zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
W kryterium cena ocena ofert zostanie przeprowadzona wg formuły:
Cena najniższa spośród złożonych
ofert (Cn)
Otrzymane punkty ( Cc) = ——————————————————-x 100
Cena badanej oferty (Co)
b) Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymienione wymagania oraz uzyskał największą liczbę punktów
c) W przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia zostaną złożone dwie oferty lub więcej ofert z jednakową ceną, Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z tymi Wykonawcami lub poproszenia o złożenie ofert ponownych.
d) Zamawiający nie będzie dokonywał oceny oferty, jeżeli:
– jej treść nie będzie odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert,
– zostanie złożona po terminie składania ofert,
– będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
– nie będzie zawierała wszystkich wymaganych załączników,
7. Warunki płatności i zmiany w umowie
a) Zapłata wynagrodzenia nastąpi po realizacji usługi i zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionych faktur VAT, w trzech ratach:
– rata I – ok. 20% ceny netto podanej w ofercie po wysłaniu przez system LSI 2014 wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami
– rata II – ok. 40% ceny netto podanej w ofercie po pozytywnej ocenie formalnej przedmiotowego wniosku o dofinansowanie dokonanej przez Instytucję Zarządzającą RPO WL 2014-2020 (Urząd Marszałkowski),
– rata III – ok. 40 % ceny netto podanej w ofercie po pozytywnej ocenie merytorycznej przedmiotowego wniosku o dofinansowanie dokonanej przez Instytucję Zarządzającą RPO WL 2014-2020 (Urząd Marszałkowski),
W przypadku nie przejścia oceny formalnej lub merytorycznej nie będzie podstaw do wystawienia faktury i wypłaty należności
c) Zamawiający przewiduje zmiany umowy, w przypadku kiedy będą one korzystne dla Zamawiającego oraz uzasadnione.
8. Sposób przygotowania oferty:
a) Wykonawca może złożyć jedną ofertę na każdą z części.
b) Ofertę pod rygorem nieważności składa się w formie pisemnej w języku polskim.
c) Do oferty należy dołączyć komplet wymaganych dokumentów żądanych w pkt. 5 niniejszego zapytania ofertowego.
d) Cena wynikająca z oferty winna obejmować wszelkie koszty oraz być podana w kwotach netto i brutto podanych do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich z wyodrębnieniem należnego podatku VAT- jeżeli występuje. Zaproponowana cena musi być skalkulowana w taki sposób aby uwzględnić warunki realizacji zamówienia, w tym między innymi warunki płatności podane w punkcie7.
e) Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem:
„Oferta na wykonania Studium wykonalności wraz z Wnioskiem aplikacyjnym i załącznikami dla projektu w zakresie dostawy i montażu odnawialnych źródeł energii w Gminie Zamość”
Nie otwierać przed 11.03.2016 r. godz.10:15”
9. Miejsce i termin składania ofert
Oferta powinna być dostarczona za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość, Biuro Obsługi Interesanta – pok. nr 1. do dnia 11.03.2016 r. do godz. 10:00
10. Rozstrzygnięcie postępowania i zlecenie realizacji
a) Otwarcie ofert odbędzie się dnia 11.03.2016 r. o godz. 10.15 w Urzędzie Gminy Zamość, II piętro – pok. 19.
b)Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy drogą pocztową, faxem lub telefonicznie.
11. Osoba do kontaktu:
Agnieszka Cholewińska – tel. 84 639 29 59, wew.46
Zatwierdził
Wójt Gminy Zamość
(-) Ryszard Gliwiński
