Opracowanie dokumentacji technicznych na montaż instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła na terenie Gminy Zamość

5293

RRG. 7011.9.2015
Zamość, 04.03.2016 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE 3/2016

„Opracowanie dokumentacji technicznych na montaż instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła na terenie Gminy Zamość”

Gmina Zamość zaprasza do złożenia oferty cenowej na zamówienie publiczne o wartości poniżej 30 000 euro – na opracowanie dokumentacji technicznych niezbędnych do uzyskania dofinansowania w ramach projektu pn.: “Odnawialne źródła energii w Gminie Zamość” współfinansowanego w ramach działania 4.1 „Wsparcie wykorzystania OZE” objętego Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie:

CZĘŚĆ I

Obejmuje opracowanie kompletu dokumentacji grupowej dla instalacji OZE, których moc energii słonecznej mieści się w zakresie do 2 MWe/MWth, moc energii aerotermalnej mieści się w zakresie do 2 MWth. Instalacje OZE, jakie mogą wystąpić w dokumentacji: kolektory słoneczne, panele fotowoltaiczne, pompy ciepła.

CZĘŚĆ II

Obejmuje opracowanie kompletu dokumentacji grupowej dla instalacji OZE, których moc energii słonecznej mieści się w zakresie do 2 MWe/MWth, moc energii aerotermalnej mieści się w zakresie do 2 MWth. Instalacje OZE, jakie mogą wystąpić w dokumentacji: kolektory słoneczne, panele fotowoltaiczne, pompy ciepła.

CZĘŚĆ III

Obejmuje opracowanie kompletu dokumentacji grupowej dla instalacji OZE, których moc energii słonecznej mieści się w zakresie do 2 MWe/MWth, moc energii aerotermalnej mieści się w zakresie do 2 MWth. Instalacje OZE, jakie mogą wystąpić w dokumentacji: kolektory słoneczne, panele fotowoltaiczne, pompy ciepła.

Zamawiający zamierza złożyć 2 lub 3 wnioski w ramach działania 4.1 “Wsparcie wykorzystania OZE” objętego Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.

Na dzień dzisiejszy Zamawiający posiada:
– 1047 szt. ankiet od Mieszkańców zainteresowanych montażem kolektorów słonecznych
– 627 szt. ankiet od Mieszkańców zainteresowanych montażem paneli fotowoltaicznych w układzie zamkniętym
– 162 szt. ankiet od Mieszkańców zainteresowanych montażem powietrznych pomp ciepła do podgrzewania wody użytkowej
– nie jest znana liczba osób zainteresowanych montażem paneli fotowoltaicznych w układzie otwartym (planowany jest nabór ankiet)

Zamawiający w przypadku rezygnacji ze złożenia trzeciego wniosku o dofinansowanie projektu zastrzega sobie prawo do nie dokonywania wyboru oferty w ramach III części zamówienia.
Opis przedmiotu i zakres zamówienia jest taki sam dla usług wykonywanych w każdej części zamówienia.
Wykonawca może złożyć oferty na wykonanie zarówno wszystkich trzech części, jaki i jednej lub dwóch części.
Szczegółowy zakres zamówienia zostanie ustalony z Wykonawcą wybranym w drodze postępowania.

Wykonawca zobowiązany będzie do bezpośrednich kontaktów z Zamawiającym poprzez udział w spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego co najmniej raz w tygodniu, na których Wykonawca będzie przedstawiał postęp prac projektowych oraz do przyjazdów na każde wezwanie Zamawiającego. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z udziałem w tych spotkaniach.

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego
Gmina Zamość
ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość
Strona: http://www.gminazamosc.pl – zakładka Zapytania ofertowe oraz http://ugzamosc.bip.lubelskie.pl
e-mail: inwestycje@zamosc.org.pl
Tel. : 84 639 29 59
Faks: 84 639 23 64
Godziny urzędowania: poniedziałek – piątek 730 – 1530

II. Podstawa prowadzenia postępowania
1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Zarządzenia nr 147/16 Wójta Gminy Zamość z dnia 21 stycznia 2016 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wskazanej w art. 4 pkt. 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz „Wytycznych programowych dotyczących systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Tom I”.
2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.– Prawo zamówień publicznych.

III. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie dokumentacji technicznych do montażu instalacji kolektorów słonecznych na budynkach mieszkalnych, montażu instalacji paneli fotowoltaicznych na budynkach mieszkalnych oraz opracowanie dokumentacji technicznych montażu instalacji powietrznych pomp ciepła w budynkach mieszkalnych zlokalizowanych na terenie Gminy Zamość.

Dokumentacja techniczna winna obejmować w szczególności montaż urządzeń na budynkach mieszkalnych, na gruncie i w budynkach mieszkalnych wraz z włączeniem ich do wewnętrznej instalacji wodnej i elektrycznej budynków prywatnych zlokalizowanych na terenie Gminy Zamość. Wykaz właścicieli nieruchomości zostanie przekazany na etapie podpisania umowy na wykonanie dokumentacji technicznej. Należy również obliczyć efekt ekologiczny, który będzie uzyskany po wdrożeniu projektu.
Instalacje kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła należy pogrupować w pakiety (grupy) w zależności od ich mocy i usytuowania. Dla każdego pakietu należy przygotować dokumentację techniczną, przedmiar robót, kosztorys inwestorski oraz wykaz lokalizacji, na i w których dany pakiet będzie montowany.

W przypadku projektowania instalacji fotowoltaicznych:
Zamawiający nie posiada szczegółowej wiedzy dotyczącej wykorzystywanej energii w budynkach mieszkalnych za rok 2015.
Wykonawca zobowiązany będzie na etapie projektowania do uzyskania informacji od mieszkańców, którzy zadeklarowali chęć wykonania instalacji fotowoltaicznej na temat zużycia energii oraz sporządzenia notatki na druku przekazanym przez Zamawiającego.

2. Na podstawie pozyskanych informacji od właścicieli budynków mieszkalnych i sporządzonych projektów Wykonawca zobowiązany jest obliczyć efekt ekologiczny jaki będzie uzyskany po wdrożeniu projektu (obliczenia dotyczące zmniejszenia emisji gazów powodujących efekt cieplarniany – CO2 CH4 N2O, CFC; kwaśna emisja – SO2, NOx; emisja substancji sprzyjających tworzeniu ozonu troposferycznego – NMVOCs, NOx oraz innych fotochemicznych środków utleniających) – w 1 egzemplarzu + wersja elektroniczna.

3. Przygotowanie dokumentacji projektowej dla wszystkich instalacji:
Dokumentacja techniczna winna być opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami,
a w szczególności:
– Ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. nr 243, poz. 1623 z późn. zm.),
– Rozporządzeniem Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia
25 kwietnia 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (Dz. U. 2012 poz.462),
– Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 6 lutego 2003 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowlanych (Dz. U. 2003 nr 47 poz. 401),
– Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 23 czerwca 2003 r. w sprawie informacji dotyczącej bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia (Dz. U. 2003 nr 120 poz. 1126),
– Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz.U. 2004 Nr 202, poz. 2072).
– Przepisami techniczno – budowlanymi,
– Obowiązującymi normami,
– Zasadami wiedzy technicznej i sztuką budowlaną.

Dokumentacja projektowa sporządzona wzorcowo dla powtarzalnych poszczególnych grup i typów instalacji.
np. montaż 2 kolektorów słonecznych na dachu
kolektory słoneczne wzorzec nr 1 grupa 1 typ 1

Minimalna ilość wzorcowych projektów zostanie określona po przeprowadzeniu wizji lokalnych i przedstawieniu propozycji zamawiającemu.
Dla każdej instalacji należy przeprowadzić wizję lokalną potwierdzoną protokołem uzgodnień podpisanym z właścicielem nieruchomości.
Na etapie sporządzania dokumentacji projektowej Wykonawca przedstawi i uzgodni z Zamawiającym podstawowe parametry projektowanych urządzeń.

Dokumentacja projektowa powinna zawierać:

1. Projekt budowlano-wykonawczy
– Pełny opis wraz z wszystkimi obliczeniami niezbędnymi do wykonania instalacji.
– Rysunek/ schemat technologiczny instalacji.
– Rysunek/rzut usytuowania kolektorów słonecznych lub paneli fotowoltaicznych.
– Rysunek/ schemat technologiczny instalacji kanałów powietrza dla pomp ciepła.
– W przypadku montażu kolektorów słonecznych lub paneli fotowoltaicznych na gruncie rysunki konstrukcyjne dodatkowych konstrukcji wsporczych wraz z ich posadowieniem.
– W przypadku montażu kolektorów słonecznych lub paneli fotowoltaicznych na dachach Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia oceny wytrzymałości konstrukcji dachu i sporządzenia stosownej notatki wraz z czytelnym podpisem właściciela budynku.
– Wytyczne dotyczące przygotowania przez użytkownika pomieszczeń potrzebnych do montażu urządzeń.
– Wytyczne ogólnobudowlane i elektryczne.
– Symulację komputerową rocznych wyników energetycznych instalacji oraz szacunkowej ilości zaoszczędzonej energii oraz ograniczenia emisji zanieczyszczeń.

2. Przedmiar i kosztorys, który winien zawierać zestawienie wszelkich koniecznych do wykonania robót i materiałów – wykonane zgodne ze szczegółowym zakresem przedmiotu zamówienia ( z podziałem na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane)

3. Specyfikację Techniczną Wykonania i Odbioru Robót

4. Wykaz lokalizacji obiektów z podziałem na przypisane projekty wzorcowe.

5. Protokoły z uzgodnień z właścicielem nieruchomości wraz z wykazem.

Wykonawca ma obowiązek zapewnienia opracowania dokumentacji projektowej przez osoby posiadające niezbędne uprawnienia w odpowiedniej specjalności.
Projekty instalacji muszą być opracowane i przekazane Zamawiającemu do akceptacji.
W przypadku niemożności technicznych realizacji dokumentacji projektowej dla obiektów wstępnie zakwalifikowanych Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania dokumentacji dla innych obiektów wskazanych przez Zamawiającego z listy rezerwowej.

Dokumentację projektową należy dostarczyć Zamawiającemu w wersji papierowej
1. Projekt budowlano-wykonawczy – 3 egzemplarze.
2. Przedmiar i kosztorys – 2 egzemplarze.
3. Specyfikację Techniczną Wykonania i Odbioru Robót – 2 egzemplarze.
4. Wykaz lokalizacji obiektów z podziałem na przypisane projekty wzorcowe – 2 egzemplarze.
5. Protokoły z uzgodnień z właścicielem nieruchomości wraz z wykazem – 2 egzemplarze.
Wykonawca dostarczy rysunki i pozostałe dokumenty wchodzące w zakres dokumentacji projektowej w znormalizowanym rozmiarze – format A4 i jego wielokrotność.
Wykonawca winien również opracować specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót w 2 egzemplarzach
Wymagania dotyczące wersji elektronicznej:
­ Projekt powinien być przekazywany na nośniku optycznym (CD lub DVD).
­ Opis techniczny – plik w formacie *.pdf.
­ Rysunki: – pliki w formacie *.pdf.
Kompozycja, rozmiar i podział arkuszy musi być identyczny z papierowymi odpowiednikami.

KOLEKTORY SŁONECZNE

Należy wykonać dokumentacje wzorcowe z podziałem na lokalizację i ilość kolektorów

Dopuszcza się montaż kolektorów słonecznych w 3 wariantach (grupy konstrukcyjne):
• Montaż kolektorów słonecznych na dachu (kąt idealny 45°)
– uchwyty przeznaczone do mocowania dachu nachylonym pod kątem 30°-45°
– uchwyty korekcyjne do montażu na dachu o nachyleniu 20°-30°
– konstrukcje uniwersalne do montażu na dachu o nachyleniu poniżej 20°
• Montaż kolektorów słonecznych na elewacji budynku.
• Montaż kolektorów słonecznych na konstrukcjach wolnostojących, montowanych na gruncie.

-W skład podstawowego wyposażenia instalacji solarnych wchodzą co najmniej:
– Kolektory słoneczne.
– Zestawy połączeniowe kolektorów.
– Uchwyty montażowe oraz konstrukcje wsporcze dla właściwego wariantu.
– Podgrzewacz pojemnościowy ciepłej wody użytkowej (biwalentny).
– Anoda tytanowa w każdym podgrzewaczu c.w.u..
– Grupa pompowa instalacji kolektorów słonecznych.
– Zawór bezpieczeństwa obiegu solarnego.
– Zawór bezpieczeństwa obiegu c.w.u..
– Naczynie wzbiorcze przeponowe obiegu solarnego.
– Naczynie wzbiorcze przeponowe obiegu c.w.u..
– Sterownik z aparaturą kontrolno-pomiarową oraz automatyką.
– Zawór termostatyczny c.w.u. (antyoparzeniowy)
– Reduktor ciśnienia wody zimnej wraz z manometrem
– Inne elementy umożliwiające prawidłowe działanie instalacji (rury łączące kolektory z podgrzewaczem, otulina w osłonie, zestaw przyłączeniowy podgrzewacza, , płyn solarny- 35°C).
– Armatura
– Rurociągi wraz z izolacjami

Opcja dodatkowa (możliwość kosztów niekwalifikowanych):
– Pompa ładująca zasobnik (obieg górnej wężownicy) wraz z armaturą (zawory odcinające, zawór zwrotny, filtr)
– W przypadku braku instalacji c.o. – grzałka elektryczna
Uwaga: należy zaprojektować podgrzewacze pojemnościowe ciepłej wody użytkowej o wymiarach pozwalających na ich wniesienie i ustawienie w pomieszczeniu bez konieczności ingerencji w budynek.

POWIETRZNE POMPY CIEPŁA DO PODGRZEWANIA WODY UŻYTKOWEJ

Należy wykonać dokumentacje wzorcowe z podziałem na pojemność i moc pompy ciepła.

-W skład podstawowego wyposażenia instalacji pompy ciepła wchodzą co najmniej:
– Zintegrowana pompa ciepłej wody użytkowej typu powietrze/woda wyposażona w podgrzewacz pojemnościowy ciepłej wody użytkowej (biwalentny).
– Instalacja kanałów powietrza.
– Anoda tytanowa w każdym podgrzewaczu c.w.u.
– Zawór bezpieczeństwa obiegu c.w.u.
– Naczynie wzbiorcze przeponowe obiegu c.w.u.
– Zawór termostatyczny c.w.u. (antyoparzeniowy)
– Reduktor ciśnienia wody zimnej wraz z manometrem
– Armatura
– Rurociągi wraz z izolacjami

Opcja dodatkowa (możliwość kosztów niekwalifikowanych):
– Pompa ładująca zasobnik (obieg wężownicy) wraz z armaturą (zawory odcinające, zawór zwrotny, filtr)
– W przypadku braku instalacji c.o. – grzałka elektryczna
Uwaga: należy zaprojektować pompy ciepła o wymiarach pozwalających na ich wniesienie i ustawienie w pomieszczeniu bez konieczności ingerencji w budynek.

PANELE FOTOWOLTAICZNE

Należy wykonać dokumentacje wzorcowe z podziałem na lokalizację i moc instalacji.

Dopuszcza się montaż paneli fotowoltaicznych w 2 wariantach (grupy konstrukcyjne):
• Montaż paneli fotowoltaicznych na dachu bezpośrednio w połaci dachowej kąt 20°- 60°
• Montaż paneli fotowoltaicznych na konstrukcjach wolnostojących, montowanych na gruncie.
-W skład podstawowego wyposażenia instalacji paneli fotowoltaicznych wchodzą co najmniej:

Układ zamknięty
– Moduły fotowoltaiczne
– Konstrukcje wraz z uchwytami dla instalacji modułów PV,
– Okablowania części stałoprądowej (DC) i zmiennoprądowej (AC)
– Falownik/inwerter dla obsługi paneli PV,
– Zabezpieczeń elektrycznych części stałoprądowej (DC) i zmiennoprądowej (AC)
– Układ blokady mocy

Układ otwarty
– Moduły fotowoltaiczne;
– Konstrukcje wraz z uchwytami dla instalacji modułów PV,
– Okablowania części stałoprądowej (DC) i zmiennoprądowej (AC)
– Falownik/inwerter dla obsługi paneli PV,
– Zabezpieczeń elektrycznych części stałoprądowej (DC) i zmiennoprądowej (AC)

Projekt instalacji paneli fotowoltaicznych powinien zawierać:

– Opis sposobu montażu (konstrukcji montażowej)
– Opis i dobór zabezpieczeń w zakresie ochrony odgromowej i przeciwprzepięciowej
– Opis sposobu wykonania instalacji uziemień i połączeń wyrównawczych
– Obliczenia doboru zabezpieczeń i linii kablowych
– Opis wymagań dotyczących poszczególnych elementów instalacji
– Opis rozwiązania układu zamkniętego /układu otwartego
– Obliczenia średniej ilości energii wytwarzanej przez poszczególne instalacje
– Schemat instalacji
– Wizualizację graficzną przedstawiającą rozmieszczenie modułów fotowoltaicznych.

3. Podana ilość projektowanych instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła ustalona została na podstawie złożonych Ankiet wstępnej deklaracji uczestnictwa w projekcie i może ona ulec zmianie:
1) zmniejszeniu z powodu m.in.:
a) rezygnacji mieszkańca z udziału w projekcie,
b) braku możliwości technicznych lokalizacji (np. zbyt mała powierzchnia dachu, dach pokryty eternitem, niewłaściwe pochylenie dachu, itp),
c) braku zgody mieszkańca na proponowaną lokalizację instalacji,
d) niespełnienie przez przyszłego użytkownika (mieszkańca) wymagań formalnych postawionych przez zamawiającego,
2) zwiększeniu w wyniku przystąpienia do projektu innych mieszkańców.
O ewentualnych zmianach zamawiający będzie na bieżąco informował wykonawcę.

4. Zamawiający przekaże wykonawcy:
1) wykaz lokalizacji,
2) ankiety wstępnej deklaracji uczestnictwa w projekcie złożone przez uczestników projektu.
Pozostałe materiały niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia zapewnia wykonawca.

5. Przed sporządzeniem dokumentacji wykonawca:
1) przeprowadzi wizję nieruchomości, a także wywiad z właścicielem nieruchomości oraz spisze protokół uzgodnień. Protokół uzgodnień ma być podpisany czytelnym podpisem przez właściciela nieruchomości,
2) oceni uwarunkowania techniczne dla każdej lokalizacji instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła,
3) przedłoży zamawiającemu do akceptacji zaproponowane rozwiązania techniczne wraz z minimalnymi parametrami eksploatacyjnymi,
4) ustali lokalizację instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła wraz z miejscem włączenia do wewnętrznych instalacji: wodnej i elektrycznej budynku,
5) uzyska akceptację właściciela nieruchomości w zakresie podanym w pkt. 4.
6) pozyska szczegółowe informacje od właściciela nieruchomości niezbędne do prawidłowego zaprojektowania dokumentacji oraz innych szczegółowych informacji niezbędnych do sporządzenia wniosku i Studium Wykonalności (rozszerzone ankiety).
7) zobowiązuje się do ścisłej współpracy z wykonawcą Studium Wykonalności i wniosku.

6. W ramach zamówienia wykonawca jest zobowiązany uzyskać w imieniu zamawiającego (jeżeli będą konieczne) wszystkie niezbędne decyzje, uzgodnienia, zezwolenia, opinie służące prawidłowemu sporządzeniu dokumentacji technicznej.

7. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z zasadami wiedzy technicznej oraz przepisami regulującymi przedmiotową problematykę.

8. Wykonawca zobowiązany będzie do odpowiedzi na pytania związane z dokumentacją techniczną kierowane do zamawiającego przez wykonawców biorących udział w postępowaniu na roboty budowlane prowadzone na podstawie tejże dokumentacji technicznej.

9. Wraz z momentem przekazania dokumentacji technicznej, zamawiający – bez konieczności uiszczenia dodatkowego wynagrodzenia – nabywa autorskie prawo majątkowe do wszystkich utworów, w tym tzw. „dzieł technicznych” i innych opracowań, które mogą stanowić utwór w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. O prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j.: Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.), a stworzonych przez wykonawcę i podległe mu osoby w ramach wykonywania zobowiązań określonych umową zawartą z wykonawcą.
Nabywane przez zamawiającego prawa autorskie obejmują wszystkie znane w chwili przekazania dokumentacji pola eksploatacji, a w pierwszej kolejności uprawnienie do wykorzystania dokumentacji do realizacji inwestycji (robót), na potrzeby której ją zamówiono. Prawa nabywane w ten sposób przez zamawiającego obejmują także prawo do zwielokrotnienia dokumentacji dowolną techniką, dla potrzeb związanych z realizacją robót lub dla potrzeb dokumentacyjnych, a także prawo do opracowywania projektu w tym jego przetwarzania i wykonywania na jego podstawie utworów zależnych, wprowadzenie do obrotu, utrwalania i zwielokrotniania dostępnymi technikami, udostępnienia oraz przeniesienia prawa własności egzemplarzy, na których dokumentację utrwalono.

10. W dokumentacji technicznej wykonawca nie może wskazywać znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. W przypadku zastosowania wyrazów „lub równoważny” wykonawca zobowiązany jest określić cechy (kryteria, parametry) równoważności.

IV. Termin wykonania zamówienia
Termin wykonania zamówienia:
– dla Części I – 18.04.2016 r.
– dla Części II – 25.04.2016 r.
– dla Części III – 29.04.2016 r.

V. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Przygotowanie oferty:
1) Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub więcej części.
2) Ofertę należy przygotować wg wzoru stanowiącego Zał. Nr 1 do zapytania ofertowego.
3) Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.
4) Oferta oraz wymagane formularze składane wraz z ofertą wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym oraz przepisami
prawa.
5) Oferta podpisana przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy wymaga załączenia właściwego pełnomocnictwa lub innego umocowania prawnego.
6) Dokumenty winny być sporządzone zgodnie z zaleceniami oraz przedstawionymi przez zamawiającego wzorcami (załącznikami), zawierać informacje i dane określone w tych dokumentach.
7) Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę.
8) Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim.
9) Ofertę należy złożyć w formie oryginału, pozostałe dokumenty mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub osobę uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem „za zgodność z oryginałem”.

2. Sposób zaadresowania oferty:
1) Obowiązkiem wykonawcy jest złożenie oferty w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej
treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert (nieprzejrzysta, zamknięta koperta)
2) Koperta/opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane do zamawiającego na adres:
Urząd Gminy Zamość
ul. Peowiaków 92
22-400 Zamość
i opatrzone nazwą, dokładnym adresem wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący:

nazwa (firma) wykonawcy
adres wykonawcy

“”Opracowanie dokumentacji technicznych na montaż instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła na terenie Gminy Zamość”

Nie otwierać przed 14.03.2016 r., godz. 10:15

VI. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert.
1. Oferty należy składać do dnia 14.03.2016 r. do godz. 10.00
w siedzibie zamawiającego:
Urząd Gminy Zamość, ul. Peowiaków 92, 22-400 Zamość
pokój Nr 1 Biuro obsługi interesanta, stanowisko nr 1.
Wiążąca jest data i godzina złożenia oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

2. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana, jak i wycofanie oferty, wymagają zachowania formy pisemnej.

3. Oferty zostaną otwarte dnia 14.03.2016 r. o godz. 10.15 w siedzibie zamawiającego – pokój nr 19, II piętro)

VII. Opis sposobu obliczenia ceny
1.Ceny jednostkowe podane w ofercie są cenami ryczałtowymi.

2.Ceny jednostkowe podane w ofercie winny obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.

3. Cenę oferty wykonawca wyliczy przy zastosowaniu ceny ryczałtowej w „Formularzu ofertowym”.

4. Cena oferty powinna być podana następująco:
cena brutto (z VAT) w tym: cena netto (bez VAT), kwota podatku od towarów i usług (VAT).

5. Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena ofertowa brutto (z VAT).

6. Cena podana przez wykonawcę w ofercie będzie ceną stałą i nie ulegnie zmianie przez cały okres trwania umowy. Cenę należy podać w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

7. Cena oferty obejmująca podatek od towarów i usług (VAT) musi być wyrażona w PLN cyfrowo i słownie z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku (grosze). Stawka VAT musi być określona
zgodnie z obowiązującymi przepisami.

8. W przypadku rozbieżności między kwotami podanymi słownie i cyfrowo za wiążącą zamawiający uznawać będzie wartość podaną słownie.

9. Cena może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen.

10. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy podać w „Formularzu ofertowym”
stanowiącym Zał. Nr 1 do zapytania ofertowego.

VIII. Kryterium oceny ofert
1. Kryterium oceny ofert (100%) – cena całkowita za wykonanie przedmiotu zamówienia opisanego w zaproszeniu do składania ofert, wynikająca z oferty cenowej sporządzonej przez Wykonawcę zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

W kryterium cena ocena ofert zostanie przeprowadzona wg formuły:
Cena najniższa spośród złożonych

ofert (Cn)
Otrzymane punkty ( Cc) = ——————————————————-x 100
Cena badanej oferty (Co)

2. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymienione wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów.
3. W przypadku, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia zostaną złożone dwie oferty lub więcej ofert z jednakową ceną, Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z tymi Wykonawcami lub poproszenia o złożenie ofert dodatkowych.
4. Zamawiający nie będzie dokonywał oceny oferty, jeżeli:
– jej treść nie będzie odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert,
– zostanie złożona po terminie składania ofert,
– będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

IX. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

2. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

3. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie jeśli wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał co najmniej 2 usługi dotyczące opracowania dokumentacji projektowych na montaż minimum 200 instalacji kolektorów słonecznych i minimum 30 dokumentacji projektowych na instalacje fotowoltaiczne.
Ponadto Wykonawca zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły, poświadczenia).
Należy wypełnić załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
Usługi muszą być wykonane przez Wykonawcę składającego ofertę.
Zamawiający nie uzna spełnienia warunku, jeśli Wykonawca przedstawi dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły, poświadczenia), użyczone od innych podmiotów.

4. Dysponują osobą/osobami z uprawnieniami w branży elektrycznej i sanitarnej posiadającymi co najmniej 3-letnie doświadczenie w w/w specjalności. Zamawiający uznaje, że warunek został spełniony, je wykonawca przedstawi co najmniej jedną lub kilka osób z wymienionymi uprawnieniami. W/w warunek musi być spełniony zarówno na etapie składania ofert, jak i realizacji zamówienia.

X. Dokumenty, jakie powinien złożyć Wykonawca:
1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1.

3. Wykaz minimum 2 wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert dokumentacji projektowych na montaż min. 200 instalacji kolektorów słonecznych i min. 30 dokumentacji projektowych na instalacje fotowoltaiczne wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły, poświadczenia) – wykaz sporządzony według wzoru stanowiący Załącznik nr 2.
Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania w/w dokumentacji zarówno w ramach jednej usługi, jak też w ramach odrębnych usług. Należy się wykazać minimum 2 usługami wykonanymi w ciągu ostatnich 3 lat.

4. Wykaz osób z uprawnieniami w branży elektrycznej i sanitarnej posiadającymi co najmniej 3-letnie doświadczenie w w/w specjalności – wykaz sporządzony według wzoru stanowiący Załącznik nr 3.

XI. Wykluczenia
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne, z wyjątkiem zamówień sektorowych, udzielane przez beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 3 ustawy Pzp, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W przypadku, gdy instytucja będąca stroną umowy stwierdzi udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu w sposób inny niż wskazane w ppkt a-d, jest zobowiązana przed wezwaniem do zwrotu środków wykazać istnienie faktycznego naruszenia zasady konkurencyjności poprzez istniejące powiązanie.

XII. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami
Osobami ze strony zamawiającego upoważnionymi do kontaktowania się z wykonawcami są:
1. Grzegorz Związko
tel. 84 639 29 59 wewn. 23, w godzinach urzędowania
2. Aleksandra Tokarz
tel. 84 639 29 59 wewn. 23, w godzinach urzędowania

XIII. Istotne warunki zamówienia
1. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

3. W przypadku, gdy okaże się, że wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

4. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść niniejszego zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom, którzy je otrzymali oraz zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego: http://www.gminazamosc.pl – zakładka Zapytania ofertowe oraz http://ugzamosc.bip.lubelskie.pl.

5. Zamawiający może zakończyć całe postępowanie lub jedną z części bez wybrania żadnej oferty, bez podania przyczyny w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez zamawiającego lub gdy warunki udziału w projekcie ogłoszonym przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w ramach RPO WL na lata 2014-2020 zmienią się w znacznym stopniu powodując , tj. gdy wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub warunki niniejszego zapytania ofertowego będą sprzeczne z wymaganiami konkursu lub nie będzie możliwości złożenia więcej niż jednego wniosku w ramach ogłoszonego konkursu.

6. Zamawiający może wezwać wykonawcę do wyjaśnień lub uzupełnień złożonej oferty w zakresie dokumentów dotyczących przedmiotu zamówienia.

XIV. Warunki zmiany umowy

1. Podana ilość projektowanych instalacji kolektorów słonecznych, paneli fotowoltaicznych oraz powietrznych pomp ciepła ustalona została na podstawie złożonych Ankiet wstępnej deklaracji uczestnictwa w projekcie i może ona ulec zmianie:
1) zmniejszeniu z powodu m.in.:
a) rezygnacji mieszkańca z udziału w projekcie,
b) braku możliwości technicznych lokalizacji (np. zbyt mała powierzchnia dachu, dach pokryty eternitem, niewłaściwe pochylenie dachu, itp),
c) braku zgody mieszkańca na proponowaną lokalizację instalacji,
d) niespełnienie przez przyszłego użytkownika (mieszkańca) wymagań formalnych postawionych przez zamawiającego,
2) zwiększeniu w wyniku przystąpienia do projektu innych mieszkańców.

2. Zmiana terminu ze względu na:
1) zmian, mających wpływ na realizację umowy,
2) działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, strajki generalne lub lokalne), mające bezpośredni wpływ na terminowość wykonania usług,
3) wystąpienie okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności.

3. Zaistnienie innej okoliczności prawnej, ekonomicznej lub technicznej skutkującej niemożliwością wykonania lub należytego wykonania umowy zgodnie z zapytaniem ofertowym.
– Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w umowie wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Wszelkie zmiany dokonane zostaną za porozumieniem Zamawiającego i Wykonawcy.

W przypadku wystąpienia którejkolwiek z okoliczności wymienionych wyżej, termin okresu przewidzianego na zakończenie realizacji usługi może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czas niezbędny do zakończenia wykonywania jej przedmiotu w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności.

XV. Wybór oferty
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w sposób pisemny oraz zamieści zawiadomienie o wyborze oferty na stronie internetowej zamawiającego: http://www.gminazamosc.pl – zakładka Zapytania ofertowe oraz http://ugzamosc.bip.lubelskie.pl.

2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zostanie dodatkowo poinformowany o terminie zawarcia umowy.

3. Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie.

Formularz ofertowy (wzór) – Załącznik Nr 1 Wykaz usług – Załącznik Nr 2 Wykaz osób – Załącznik Nr 3